PRom

16 lat środowiska              32 konferencje

Article

WIZERUNEK UCZELNI ŹRÓDŁEM KOSZTÓW I PRZYCHODÓW. WARSZTATY DLA SŁUŻB PRASOWYCH I PROMOCYJNYCH
Kształtowanie wizerunku uczelni i jej promocja nie tylko generują koszty, ale mogą być także źródłem przychodów. Aby się o tym przekonać i dowiedzieć się jak to robić, trzeba było wziąć udział w trzydniowej konferencji zorganizowanej przez Stowarzyszenie „PRom” przeznaczonej dla służb promocyjnych uczelni, która odbyła się w Kazimierzu Dolnym w dniach od 23 do 26 stycznia. W referatach plenarnych i warsztatach pod wspólnym tytułem „Wizerunek uczelni źródłem kosztów i przychodów” wzięło udział ponad 90 osób z uczelni publicznych i niepublicznych z całego kraju.

Współorganizatorem konferencji była Wyższa Szkoła Ekonomii i Innowacji w Lublinie, a partnerami: GazetaEdukacja.pl, Edulandia.pl, Centrum EFEKTY, Student TV, Forum Akademickie i portal Goldenline. Obrady otworzył referat dr. Michała Jarmuła, prorektora WSEiI, na temat zarządzania informacją w sytuacji zmiany organizacyjnej. Oficjalny tytuł był zawężeniem tematu, który dotyczył przede wszystkim przedsiębiorczości akademickiej. Zdaniem doktora Jarmuła powinna ona objąć studentów, absolwentów, pracowników i samą uczelnię.

– Nie będzie przedsiębiorczości studentów, gdy pracownicy nie będą przedsiębiorczy – podkreślił prorektor, dodając, że przedsiębiorczość pracowników nie może istnieć bez przedsiębiorczości samej uczelni. A warunki przedsiębiorczości uczelni to otwartość informacyjna i kadrowa oraz społeczna odpowiedzialność, czyli nie tylko udział uczelni w rozwiązywaniu problemów otoczenia, ale także w ich definiowaniu.

Zarządzanie procesem zmian organizacyjnych sprowadza się do rozwiązania problemu:

Jak zmniejszyć opór w procesie zmian
Po pierwsze, sterować nimi powinien zespół cieszący się autorytetem i znający się na zarządzaniu. Po drugie, najlepiej zastosować sposób partycypacyjny z szerokim udziałem kadry kierowniczej średniego szczebla, a ponadto należy informować na bieżąco poprzez wewnętrzne media, uzasadniając zmiany przy pomocy analiz. Szczególnie ważna jest kolejność wprowadzania zmian. Najlepiej zacząć od takich, których efekty mogą posłużyć jako pozytywne przykłady w promocji realizowanego procesu. Po trzecie, trzeba się rozliczyć z poszczególnych faz zmian i – koniecznie – przyznać się do błędów albo negatywnych efektów. Szczególnego znaczenia nabiera wówczas polityka informacyjna, bo – jeżeli nie ma autoryzowanego przekazu – pojawia się plotka. Zatem, zanim nastąpi ogłoszenie zmian, konieczne jest ustosunkowanie się do pogłosek, zasygnalizowanie kierunku zmian i sposobu ich wprowadzenia, a także – wyprzedzająco – dyskutowanie ewentualnych problemów przy ich wdrażaniu zmian. W momencie ich ogłoszenia należy odwołać się do pozytywnych przykładów, na przykład zorganizować spotkanie związkowców z przedstawicielami związków zawodowych z innych zakładów, gdzie takie zmiany przeprowadzono i pokazać negatywne efekty w przypadku ich zaniechania. Szczególnie istotne jest, aby prowadzoną reorganizację celebrować poprzez nadanie jej jakiejś dobrze brzmiącej nazwy, przy jednoczesnym komunikowaniu nowej wizji i strategii oraz kultury organizacyjnej.

Po przeprowadzonej reorganizacji należy stworzyć forum wymiany poglądów dla oceny jej efektów oraz publicznie przedstawić faktyczne rezultaty i – koniecznie – przyznać się do błędów. W tym celu można wykorzystać Intranet, gazetę wewnętrzną, a także zebrania informacyjne, w tym organów kolegialnych i jednoosobowych.

Uczestnikom zaproponowano równoległe sesje warsztatowe ukierunkowane zarówno na promocję uczelni, jak i na zarabianie pieniędzy.

Rola projektów europejskich w marketingu uczelni
Dr Marek Białach, ekspert z listy Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, poprowadził warsztat na temat roli projektów europejskich w marketingu uczelni. Podzielił się swoim bogatym doświadczeniem, ocenił bowiem, jako ewaluator, ponad 600 projektów. Przypomniał, że w sposób bezpośredni nie można finansować działalności promocyjnej z funduszy europejskich, dlatego ważne jest kreowanie przy tej okazji wartości dodanej. Podstawowym problemem jest niezintegrowanie projektów ze strategią promocyjną uczelni. Dlatego projekty europejskie powinny, zdaniem dr. Białacha, już na etapie planowania uwzględniać wyzwania marketingowe i promocyjne, a osoba, która koordynuje promocję w uczelni, powinna uczestniczyć w przygotowaniu projektów. Podkreślił, że wiarygodność i reputację uczelni należy budować, między innymi, w oparciu o działania innowacyjne na wysokim poziomie merytorycznym, skierowane do otoczenia. Takie projekty powinny uwzględniać także aspekty promocyjne, na co należy wyodrębnić środki finansowe.

Rola gadżetów uczelnianych
Kolejny warsztat poświęcony był gadżetom uczelnianym. Aleksander Anikowski z Uniwersytetu Mikołaja Kopernika przekonywał, że – jako instrument promocji – są one nie tylko źródłem kosztów, ale także przychodów. Wymienił kilka aspektów promocji z wykorzystaniem gadżetów, które pozwalają zwiększyć efekt marketingowy i dodatkowo uzyskać przychód. Jest to bieżący dostęp do gadżetów, prowadzenie sprzedaży detalicznej, kontrola nad marką prowadzona przez biuro promocji, a także większe zamówienia, co pozwala uzyskiwać niższe ceny jednostkowe, oraz sprzedaż wewnętrzna. Na UMK w Toruniu jedynym podmiotem uprawnionym do zamawiania gadżetów jest Centrum Promocji i Informacji. Wiele uwagi Aleksander Anikowski poświecił zasadom obliczania cen, procedurom rozliczeń finansowych, obiegowi dokumentów księgowych oraz promocji oferty. Za szczególnie korzystne wskazał sprzedaż detaliczną przy okazji uroczystości uczelnianych, zwłaszcza absolutoryjnych. Poza tymi okazjami, sprzedaż powinna odbywać się w samym biurze, uczelnianych księgarniach oraz poprzez Internet. Ważna jest odpowiednia przestrzeń magazynowa oraz oprogramowanie do celów inwentaryzacyjnych. Na UMK zawsze jest do wyboru 25 różnych asortymentów gadżetów. Sprzedaż detaliczna pozwoliła uzyskać w ubiegłym roku ponad 40 tys. zł, zaś wewnętrzna – ponad 100 tys.

Komunikacja z absolwentami
Cały blok tematyczny poświęcono absolwentom. O komunikacji z nimi mówiła Kinga Czachowska, a Marta Domachowska poprowadziła warsztat na temat „Uczelnia dla absolwentów – absolwenci dla uczelni”. Obie panie pracują na toruńskim UMK, który – podobnie jak warszawska SGH, stworzył Biuro Absolwentów, którego częścią jest Biuro Karier. Poza prowadzeniem ewidencji, realizowane są programy adresowane do absolwentów, które wspomagają promocję uczelni, na przykład program „Ambasador”. Dobrym przykładem kontaktu z absolwentami jest serwis „Kariera” adresowany do pracodawców, na którym logować się mogą tylko absolwenci uczelni (istnieje system weryfikacji zgłoszeń) przedstawiając swoją ofertę dla pracodawców.

Pozyskiwanie środków
Pozyskiwaniu środków dla uczelni poświecono dwa inne warsztaty. O finansowaniu zewnętrznym na amerykańskich uczelniach mówił dr hab. Wiesław Wątroba z Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, a Anna Zalewska – dyrektor Biura Informacji i Promocji SGH i Marcin Poznań – rzecznik prasowy tej uczelni, mówili o Klubie Partnerów. Jest to przykład współpracy uczelni z biznesem. Do klubu Partnerów SGH należą znane firmy: Master Card, Eureko, L’OREAL, Plus, Ernst&Young, PKO BP, Giełda Papierów Wartościowych, Deloitte, Abbot itp. Ze względu na charakter uczelni przeważają firmy z branży finansowej. Ich logotypy umieszczono na tabliczkach z brązu w sąsiedztwie rektoratu. Na ścianie są jeszcze niezadrukowane tabliczki, co oznacza, że Klub Partnerów może się powiększyć. Partnerzy realizują wspólne z uczelnią projekty, finansują inicjatywy studenckie, prowadzą sponsoring tematyczny, na przykład finansują koła naukowe, biorą udział w dydaktyce, na przykład prowadzą stworzony przez siebie przedmiot wchodzący w siatkę zajęć. Ponadto uczestniczą w dniach branżowych organizowanych przez uczelnię i bardziej kameralnych śniadaniach biznesowych. Poza Klubem Partnerów są jeszcze sponsorzy SGH. Sponsoring rzeczowy, na który kładzie się nacisk, to na przykład modernizacja i wyposażenia sal lub laboratoriów uwidoczniona przez odpowiednie tablice umieszczone u wejścia. Całość współpracy z otoczeniem biznesowym koordynuje Biuro Współpracy z Biznesem. Opracowano tam podstawowe dokumenty regulujące tę współpracę: Porozumienie o Partnerstwie dla Rozwoju SGH (deklaracja), Kartę Partnerstwa (załącznik do deklaracji) oraz umowę sponsorską. Karta Partnerstwa obejmuje udział w uczelnianych wydarzeniach, konstruowanie programów nauczania, szkolenia, wykłady, warsztaty, a także współpracę w badaniach naukowych, współtworzenie studiów podyplomowych dla pracowników oraz możliwość rekrutacji na terenie SGH pracowników. Przykłady transakcji wymiennych to sponsoring uroczystości nadawania tytułów doktorów honorowych, logotyp partnera na żaglach łodzi sekcji żeglarskiej, finansowanie serwisu „Kariera”, studiów podyplomowych, logotyp partnera na publikacjach okolicznościowych, numerkach do szatani, strojach sekcji siatkarskiej.

Poza głównym blokiem tematycznym była prelekcja dr. Tomasza Demendeckiego z WSEiI, który mówił o prawie autorskim w Internecie, koncentrując się na kwestiach wizerunku i jego prawnej ochrony.

Internet mobilny
Warsztaty uzupełniły wykłady sponsorskie firm Agora i Apple. Uczestnicy konferencji mogli usłyszeć o mobilnej przyszłości Internetu, czyli szybko rosnącemu udziałowi internautów korzystających z mobilnego dostępu do sieci. Przewiduje się, że w najbliższych pięciu latach liczba i-Padów i smartPhonów przewyższy liczbę pecetów i notebooków. Firma Apple zaprezentowała swoje produkty pozwalające na korzystanie z mobilnego Internetu, w szczególności nowe urządzenie – i-Pad i jego różnorodne możliwości. Cena i-Pada to 2,5 tys. zł jeszcze jest mało zachęcająca, ale jego poprzednik i-Pod w cenie 200 zł może skusić.

Stowarzyszenie „PRom”
Konferencja była okazją do zebrania członków stowarzyszenia „PRom”. Przedstawiono sprawozdanie z rocznej działalności, rozliczenie finansowe obejmujące organizację konferencji w Kudowie Zdroju i Polańczyku. Jednomyślnie przyjęto w poczet członków wspierających Andrzeja Świcia – redaktora naczelnego Forum Akademickiego. Do stowarzyszenia „PRom” przystąpiła Maria Wanke-Jerie – dyrektor Biura Informacji i Promocji Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, która uczestniczyła w konferencji w Kazimierzu Dolnym.
Program
Gospodarz:
Wyższa szkoła ekonomii i innowacji Lublin